Ensto: ostutellimuste automatiseerimine annab aega tarnijatega suhtlemiseks

"Süsteem on meil kasutusel olnud orienteeruvalt aasta ja seni on kogemus väga hea," räägib Kaido Pae, kes esineb 16. oktoobril ostujuhtimise aastakonverentsil ettekandega "Ostutellimuste automatiseerimine ning kommunikatsioon tarnijatega". "Kindlasti ei ole me süsteemi kõikide detailidega veel jõudnud kokku puutuda, aga kuna tellimuste ümberplaneerimiseks kuluv aeg ei ole kasvanud, laoväärtused on stabiilsed ja tarnekindlus heal tasemel, oleme väga positiivselt meelestatud."

Veel rääkis Pae, et üks märksõna, mille vastu tarnijasuhetes kiputakse eksima, on ettevalmistus tarnijatega kohtumiseks. "Kodutöö peab olema tehtud," rõhutab Pae.

Kahtlemata on ka meie eesmärk muuta ja arendada protsesse ettevõttes efektiivsemaks. Ostutellimuste automatiseerimise eesmärgiks on esiteks muuta ostutöö tehnilisest tööst rohkem väärtust lisavaks tööks ehk vabastada rohkem inimeste aega tarnijatega suhtlemiseks. Teiseks soovime olla võimalikult täpsed oma laovarude planeerimisel ja ettearvatavad tarnija jaoks.

Automaatsed ostutellimused ei ole aga eesmärk omaette, pigem oleme Enstos arengus sealmaal, kus saame seda endale lubada. Selleks, et automatiseeritus toimiks, peavad ettevõttes mitmed teised tööprotsessid olema samuti väga head. Oleme selle nimel Enstos kõvasti tööd teinud ja tänu sellele saame astuda uusi samme protsesside automatiseerimises ning pakkuda oma inimestele tehnilise töö asemel rohkem väärtust loovat tegevust.

Süsteem on meil kasutusel olnud orienteeruvalt aasta ja seni on kogemus väga hea. Kindlasti ei ole me süsteemi kõikide detailidega veel jõudnud kokku puutuda, aga kuna tellimuste ümberplaneerimiseks kuluv aeg ei ole kasvanud, laoväärtused on stabiilsed ja tarnekindlus heal tasemel, oleme väga positiivselt meelestatud.

Uute süsteemide edukas rakendamine sõltub palju meeskonna koostööst ja motiveeritusest uuendusi ellu viia. Meie tugevuseks ongi ühiste väärtustega ja tõekspidamistega kogenud tiimiliikmed, kes mõtlevad samas suunas, võtavad uuendusi põnevate väljakutsetena ja on kogu hingega asja õnnestumise eest väljas - nii et kõik vajalikud eeldused süsteemi täielikuks rakendamiseks on meil olemas.

Tarnijasuhete valdkonnas on kindlasti arenguruumi ja seetõttu püüame ka ostutellimuste automatiseerimisega vähendada inimeste tehnilise töö koormust, mille tulemusel vabaneva aja saaks suunata kommunikatsiooni tarnijatega. Avatud suhtlemine ja tarnija kaasamine lahenduste leidmisel on kindlasti üks tegevus, mille osas oleme plaane teinud ja millele hakkame järjest enam tähelepanu pöörama.

Tarnijasuhetes on üheks olulisemaks märksõnaks usaldus - nii ettevõte kui ka tarnija tahavad olla kindlad tellimustes ja nende järjepidevuses ning seetõttu püüame omalt poolt olla tarnija jaoks võimalikult ettearvatavad ja protsessides läbipaistvad. Näiteks jagame tarnijatega igakuiselt prognoose ning tarnekindluse olukorda. Tarnija tulemuslikkuse peamine mõõdik on tarnekindlus.

Usun, et üks märksõna, mille vastu kiputakse eksima, on ettevalmistus tarnijatega kohtumisteks. Sageli ei ole kiire tempo tõttu piisavalt aega kohtumiseks põhjalikult valmistuda, panna kokku action list või ennetavalt läbi mõelda tekkida võivad küsimused. Kuid kodutöö peab olema tehtud. See tagab läbirääkimiste sisukuse ja tulemuslikkuse. Samuti on oluline kohtumisel memode tegemine - kõik kokkulepped tuleks kirja panna ning hiljem ka järjepidevalt jälgida, et kõik teemad ja punktid saavad kenasti lahendatud mõlema osapoole poolt. Ettevõtted on tööprotsessides väga erinevad ja põhjalik ettevalmistus ning oma organisatsiooni protsesside hea tundmine on läbirääkimistel edu aluseks.