Tomingas: hankejuht ei tohi tegeleda operatiivtegevustega

Peep Tomingas esines oktoobris ostujuhtimise aastakonverentsil, kus selgitas taktikalise ja strateegilise hankimise erinevusi. Tomingas ütles ettekande sissejuhatuses, et kui taktikaline ostmine on tehingupõhine ostmine, siis strateegiline hankimine on jätkuv ja süsteemne tegevus, kus tuleb pidevalt arendada ostuprotsesse, tarnijaid jne. Kui strateegiline hankimine tegeleb pidevalt näiteks tarnijate baasi uuendamisega ja väärtuse loomisega, siis taktikaline hankimine on pigem vajaduspõhine ja reageeriv. „Strateegiline hankimine on aktiivne ja ennetav tegevus, selle abil püütakse maandada riske ja astuda samme ette selleks, et need riskid oleksid minimeeritud. Taktikalise ostmise puhul tegeletakse tagajärgedega,“ selgitas Tomingas.

Strateegilise hankimise juht peab suhtlema inseneridega ja disaineritega ning andma neile  turu tagasisidet, millised uued tooted ja tehnoloogiad on turule jõudnud. Samuti peaks ta edastama infot selle kohta, kuidas arenevad tarnijad ja milliseid uusi lahendusi nad on välja töötanud, selgitas Tomingas.

„Strateegiline hankimine peab toetama ettevõtte strateegilisi eesmärke. Kui ettevõte on seadnud eesmärgiks laienemise, siis mis võiks olla strateegiline eesmärk? Vastavate tarneahelate loomine,“ jätkas Tomingas. „Kui ettevõtte eesmärk on olla tootega kvaliteediliider, siis peab ettevõte leidma turult parimad ostutooted. Kui eesmärk on olla hinnaliider, tuleb leida turult kõige odavamad ostutooted. Ja kui ettevõte tahab olla innovatsiooniliider, siis tuleks kaasata ka tarnijad toote arendusprotsessi.“

Strateegilise hankimise sammud

Kui ettevõte palkab hankejuhi ja talle antakse ülesanne tegeleda ühe kategooria strateegilise hankimise tegevustega, siis peab hankejuht kõigepealt teemasse süüvima. „Ta peab kategooria endale selgeks tegema ja viima läbi süvaanalüüsi. See tähendab, et tal oleks ülevaade, kust, kuidas ja kui palju osta ning millised on hinnad ja kogused ning millised sisendid hindu mõjutavad. Kas midagi muutes saame parandada sisseostuhindasid? Kas need tarnijad on kõige paremad? Ehk viime läbi tõsise analüüsi, et saada selle kategooria eksperdiks. Mida targemaks me saame, seda rohkem küsimusi meil tekib,“ selgitas Tomingas.

Pärast uuringut on hankejuhist on saanud kategooria ekspert ja siis tuleb hakata skänneerima tarnijate turgu. „Siis hakkame uurima, millised on meie võimalused osta selliseid asju, mida me tahame. Kas turg ja tarnijad on selleks valmis? Siit saame taas uusi teadmisi ja hüpoteese,“ jätkas ta.

Seejärel tuleks Tominga sõnul uurida hankeprotsessi ehk kuidas, kui tihti ja kust me ostame, milline on ostuprotsess geograafilises ja süsteemide mõttes. „Selles staadiumis uurime, kas meil on olemas süsteem, et vahetada infot tarnijatega, kas me ostame mõistlikus koguses, kas peame neid ladustama ja millised kulud ladustamisel tekivad. Siin tekivad taas uued teadmised ja hüpoteesid.“

„Kui eelnev on põhjalikult selge, siis valime hankestrateegiad. Me peame selgeks tegema, mida kasutame praegu ja kuhu tahame jõuda,“ jätkas Tomingas ja lisas, et kirja tuleb panna ka nõuded tarnijatele. Seejärel saab ettevõte hakata läbi viima hanget ja otsima uusi tarnijaid. Kontrollima peab ka turuhindu, et veenduda tingimuste mõistlikkuses. „Viime läbi ka tulemuste analüüsi - oleme teinud peale ringi, saanud uusi kogemusi ja saame korrigeerida oma strateegiat uute teadmistega,“ ütles ta.

Hankejuht ei tohi tegeleda operatiivtegevustega

Peep Tominga sõnul peab ettevõte olema strateegiliseks hankimiseks valmis – kui ei ole valmis, ei saa sellega ka alustada.

„Teine suur küsimus on see, et kes on ostuprotsessi omanik – kes seda juhib, seadistab, kontrollib. Hankejuht peab olema strateegiline juht, hankejuht ei tohi tegeleda operatiivtegevustega,“ rõhutas Tomingas. „Hankejuht peab tegema tõsist mõttetööd, suhtlema, käima messidel, töötlema andmeid jne. Seda ei saa teha poole kohaga. Hankejuht ei ole operatiivtegevusega ostujuht – ostujuht tegeleb lepingute täitmisega, hankejuht valmistab lepinguid ette ostujuhile, kes tööta hankejuhi poolt määratud reeglite alusel.“