2016. aasta tarneahela ja ostuprotsesside planeerimise meelespea

Septembris algab traditsiooniliselt järgmise aasta plaanide paikapanek, mis hõlmab nii partnerite valikut, eelarvestamist kui ka tarneahela lahenduste ülevaatamist. Ostustrateegiat ellu viimist võib pidada ettevõtte aasta üheks olulisemaks projektiks. Tarnijatega läbirääkimistesse astumiseks on vaja teha põhjalik audit. Tihti suhtutakse just eeltöösse kergekäeliselt, kuid vähene ettevalmistus võib tuua hiljem mitmeid ebamugavusi läbirääkimiste protsessis ning mõjutada ka kogu järgmise aasta tarneahela toimimist, mis kahjuks toob tihti logistika eelarve lõhkimineku.

 

3 küsimust ostustrateegia planeerimisel

Ostustrateegia auditis peaks läbi mõtlema vastused kolmele küsimusele.

Mida ja kui palju? Ostutehinguni viib vajadus toote või teenuse järgi. Mida täpsemalt läbi mõelda aasta jooksul vaja minevad tooted, seda kergem on kaardistada tarnijaid, kellega läbirääkimistesse asuda. Kõige paremad andmed prognoosideks saab klientidelt ning töötajatelt. Kindlasti tuleks korraldada intervjuud ettevõtte erineva taseme töötajatega, et koguda võimalikult palju sisendit vajaduste kaardistamiseks ning seejärel võrrelda tulemusi seniste KPIdega (key performance indicator), klientide ostuprognooside ning üldise turu arenguga. Üle peab vaatama ja vajadusel täiustama kõik senised mõõdikud ning analüüsima, kas need täidavad oma eesmärke. Kui mineviku analüüs ning tuleviku prognoosid on selged, saab paika panna toodete nimekirja, tehnoloogilised nõuded ja olulised kvaliteedisertifikaadid, mis aitavad tootmiseesmärke täita.

Kellelt kaupu osta? Pärast vajaduste ja senise töö kaardistamist saab asuda valima läbirääkimistele kutsutavaid tarnijaid. Olemasolevate tarnijate analüüs on lihtsam ja põhineb tarnija käitumismudelite ja kvaliteeditaseme üle vaatamisel. Objektiivse hinnangu jaoks tuleb teha tarnijatega intervjuud, mille eesmärk on saada infot käitumisest partnerlussuhtes, sest KPId  võivad näidata eesmärgile alla jäävaid tulemusi. Need aga võivad olla põhjustatud liiga vähesest eelinfost tarnijale või kokkulepitust lühema “lead time”-iga esitatud tellimustest.

Uute tarnijate puhul on otsuste tegemiseks andmeid vähem, kuid tarnijapoolse motivatsiooni puhul on võimalik küsida nende kvaliteediaruannet ning viia saadud andmed samadele standarditele teie KPIdega. Lisaks on alati võimalik uurida turult üleüldist tarnija mainet. Läbirääkimiste valimisse saamist toetab tarnijate valmisolek ja võimalus pakkuda toodetele järelteenuseid, näiteks inseneride tuge arendustegevuseks või IT-tuge tarkvara uuenduste läbiviimiseks.

Kuidas kaubad tehasesse jõuavad? Kui esialgne kanditaatide nimekiri on koos, tuleb kriitilise pilguga vaadata tarnijate arvu. Alustades koostööd suure hulga tarnijatega, peab arvestama, et iga tarnija nõuab teie töötajate aega. See võib tähendada, et väikese mahuga tooteid on mõistlik osta kallima hinnaga tarnijalt, kes pakuvad teile ka suure käibega tooteid. Olulise osa lõppkulus mängivad logistika kulud. Transportides tooteid suures koguses on võimalik saada toote kogukulu odavamaks isegi kallima toote tükihinna juures. Seda võimalust pakub konsolideerimine. Kandidaatide vähendamisel peab siiski meeles pidama, et igale tootele võiks jääda vähemalt kaks alternatiivset pakkujat. Nii väheneb risk sattuda sõltuvussuhtesse ning paraneb  positsioon hinnaläbirääkimistel.

Eesti tootmisettevõtete logistikakulu moodustab kuni 14% kogu kulubaasist, seega tarnemudel on tähtis osa partnerite valikul, sest on oluline vahe kas tarnija tootmine asub Euroopas või mujal maailmas. Euroopa puhul on arvutuste tegemine lihtne, sest kaubad liiguvad enamasti maanteetranspordiga, mille hinnatase on aasta lõikes ühtlane, tarneaeg kiire ning vähest planeerimist nõudev.

Teiseks on olulised maksud. Euroopas ei lisandu kaupadele täiendavat tollimaksu ning väljastpoolt Eestit ostes ei ole vajalik maksta sisendkäibemaksu kogu kauba eest selle saabumisel lattu. Tihti aga ei ole võimalik saada Euroopa tootjatelt näiteks Aasiaga konkureerivat hinda, mis toob meid tagasi pikema planeerimise ning kallima tarnemudeli juurde. Viimasel 5 aastal on Eesti tootmisettevõtted üha laiemalt kolmandate riikide tarnijate puhul kasutusele võtnud VMI (tarnija juhitud laovarud) lahenduse. VMI kasutuselevõtt annab tarnijale võimaluse vastavalt prognoosidele konsolideerida seni lennuki või mere osakoormaga liikunud kaubad suurtesse konteineritesse, säästes seejuures oluliselt tarnekuludes ja võimaldades nii müüa kaupu soodsamalt.

Laiemalt on levinud 2 VMI mudelit – ühe puhul hoitakse kaupu ostjalaos, teisel juhul hoitakse kaupu tarnija poolt valitud Eesti logistikapartneri laos, ehk n-ö 3PL VMI lahendus. Mõlemal juhul on kuni reaalse vajaduse tekkimiseni kauba omanik tarnija. Müük vormistatakse vahetult enne kauba tootmisse viimist. VMI parandab rahavoogusid, sest tooted saate kätte kohe pärast tarnija arve vormistamist. Lisaboonus on laoruumi vajaduse vähenemine ja soodsam toote hind. Tarnija omakorda hoiab transpordi kulusid miinimumi lähedal, sest lühiajaline ladustamine on oluliselt soodsam võrreldes kauba transportimisega. Tarnija lisahuvi on oma tuleviku kindlustamine koostöö kaudu prognooside paika panemisel.

 

Kuidas pidada läbirääkimisi?Pärast põhjalikku eeltööd ostustrateegia paika panemisel võib minna vastu läbirääkimistele. Tarnijatega tuleb olla aus. Kohe alguses tuleb kokku leppida tegevusraamistikud ning selgitada tarnijatele põhjalikult värsket ostustrateegiat, et neil oleks võimalus vastavalt kohandada pakkumist. Lõpuks ei ole oluline üksnes odavaim toote hind, vaid parim hinna kvaliteedi suhe, sest määrav roll on ka tarnekindlusel, rahavoogudel ja kvaliteedil. Uurida tasub, kas tarnija on võimeline reageerima oodatust oluliselt kõrgema kaubamahu tagamiseks sama kulutasemega ning teisalt kindlustage tarnija tagalat planeeritust oluliselt väiksema kaubamahu korral tekkiva kõrgema ladustamise kulu vastu.

Suurima mahuga tarnijatele on mõistlik tutvustada VMId ühe võimalusena koostöö tugevdamiseks. VMI lahenduse korral on tõenäosus madalama kuluga saavutada ideaalilähedane tarnekindlus. Lisaks süstib tarnijale kindlust teie huvi panustada pikaajalisse koostöösse. VMId tarnijatele tutvustades pakkuge välja ka tehnoloogilised lahendused, kuidas saavutada ühise IT-rakenduse kaudu ülevaade kauba liikumistest ning tellimuste haldamisest. Kui süsteem ei võimalda kohe VMI kasutuselevõttu, siis on võimalik kasutada valmislahendust või 3PL VMI partneri infosüsteemi, mille kulu on tänu laialdasele kasutusele langenud märgatavalt võrreldes uue süsteemi arenduskuludega.

Väiksema mahuga tarnijatele seatakse tingimuseks EDI kasutuselevõtt tellimuste käsitluseks ning raporteerimise süsteem ajaloo vaatamiseks, et minimeerida inimtööjõu vajalikkust ja omada igal hetkel ülevaadet kogu tarneahelast ja seeläbi planeerida tootmistegevusi. Tarneahela auditeerimisse kaasake kogemustega logistikaettevõte, kes määrab parima logistilise lahenduse arvetsades tootmisprotsessi ja iga tarnija eripärasid.

 

Kuidas jälgida tarne kvaliteeti?Pärast valitud tarnijatega lepingu allkirjastamist algab reaalne töö. Tihti jälgitakse kvaliteedi numbreid peamiselt enne läbirääkimisi, kuid tegelikult peaks seda tegema pidevalt ning koos tarnijaga.

Ideaalseks lahenduseks on online-ligipääs teie keskkonda, kus tarnija näeks kõiki KPIsid, lisaks täidetud ja täitmata tellimusi ning arveldusi. Nii tekib võimalus probleemide ilmnemisel kiiresti reageerida ja kohe põhjuseid otsima hakata. Kui tekkis ajutine kõrvalekalle, siis saab lisada kommentaari, mida hiljem on hea üle vaadata. Pidev andmete analüüs annab kinnituse, kas kogutav info näitab soovitut või peaks protsessides midagi muutma.

Andmete ülevaatamine on oluline, kui alustasite suuremate tarnijatega VMI lahenduse kasutamist. Tarneahela ülesehituse muutumine on alguses nii teie ostjatele kui ka tarnija logistikutele keeruline. Algsed raskused on võimalik ületada, jagades võimalikult avatult infot reaalsete tootmisplaanide kohta, sest VMI töötamise aluseks on tootmisplaanide täpsus. Pärast VMI lahenduse tööle saamist töömaht aga väheneb.

Kui esimesed võidud on juba käega katsutavad, on ka tarnija motiveeritud pakkuma teenuse kvaliteedis kõrgemat tulemust, kui on kokku lepitud lepingus. Siiski võiksite igal aastal eesmärke veidi kõrgemale nihutada, et vältida tarnija mugavustsooni sattumist. Hea partnerlussuhte tava kohaselt võiks plaane jagada isegi kolm kuni viis aastat ette. Lisaks võiks mõelda parimate tarnijate tunnustamisele, viies näiteks auhinna neile ise kohale või korraldades kord aastas seminari, kuhu kutsute kõik tarnijad.

Ostustrateegia paika panemine ja elluviimine on aasta üks olulisemaid projekte. Parimate valikute tegemiseks kaasake projekti võimalikult palju inimesi maja seest ning väljastpoolt. Ei tasu karta muuta seni töötavat tarneahelat, sest isegi kui see täna töötab, võite juba homme või 2 aasta pärast avastada, et konkurendid on teist juba mitu sammu ees ja teiegi saaksite töötada efektiivsemalt.

 

TASUB TEADA

Viimane riskianalüüs enne lepingu sõlmimist kultuurilised erinevused või vähene motiveeritus võivad osutuda takistuseks kriisisituatsioonide lahendamisel?

Kas

Kas on oht, et ühise koostöö ja tarnija harimise kaudu võite kasvatada endale konkurendi?

Varasem käitumismudel ning ausus pingelises situatsioonis?

Kas teil on oht sattuda tarnijast liigsesse sõltuvusse, mida tarnija võib kasutada teie vastu ostutehingute läbiviimisel?

 

VMI lahendus toob võite rahavood paranevad, sest ostud vormistatakse 24–48 tundi enne reaalset vajadust, mitte kauba teelepanekul. Sama kehtib impordimaksude tasumise kohta.

Ettevõtte

3PL VMI lahenduse korral väheneb vajadus isikliku või renditud laopinna ning lao tööjõu järele, sest laos seisvat kaupa on vähe. Vabanenud isiklikku lao ruumi võib kasutada näiteks tootmise laiendamiseks.

Reageerimiskiirus klientide nõudluse kasvule on suurem tänu puhvrile tarnija VMI laos. Tootmismahtu saab kiiremini ja väiksema kuluga tõsta.

Tarnekindlus on ligi 100%, sest kaubad asuvad juba teie lähedal ja on vähe ohutegureid, mis võiks tekitada kauba hilinemist.

Lennukauba konsolideerimine konteineritesse ning konteinerite laadimise õige ajatamine aitab vähendada toote hinda. Näiteks transpordikulu saate salandada vältides peak seasone (kõrgeima nõudlusega perioodid aastas). Lisaks saate arvestada hinna liikumise ajalugu, näiteks viimasel ajal tasuks vältida kuu esimest nädalat, mil mereveohind on olnud oluliselt kõrgem kui järgnevatel nädalatel.

 

VMI pakub win-win olukorda võimaldab kasutada lennutranspordi asemel meretransporti, sest konteineritesse on võimalik lisada kaubad, millele pole veel tellimust, kuid on teada, et nõudlus tekib.

Puhverladu

Lisaks Eesti kaupadele saab samasse konteinerisse laadida kaubad, mis on toodetud teistele Ida-Euroopa ja Skandinaavia klientidele.

Ligi 100%-line tarnekindlus. Ideaalne tarnekindlus aitab vältida hilinenud tellimuste eest tulenevaid nõudeid ning kokkuvõttes tõstab tarnija mainet ja usaldusväärsust.

Väheneb tarnete jälgimine. Iga saadetise kulgu ei pea pingsalt jälgima ja puudub vajadus pidevalt klienti teavitada võimalikest hilinemistest. VMI laoga seotud liikumiste jaoks on tarnijal vaid üks kontakt, kes vajadusel suhtleb transpordiettevõtetega ning kogub info ühtsesse raportisse.

Kvaliteediprobleemide lahendamine VMI laos, kui see avastatakse pärast toodete teele panemist. Omades VMI ladu, on tarnijal võimalik korraldada täiendav toodete sorteerimine, kontroll ja pisem remont. Nii tagatakse kliendile lubatud kvaliteeditase, vältides kogu partii tagasi saatmisest tekkivat aja- ja rahakulu.

 

Tarneahela auditeerimisest ja ostustrateegiatest kuuleb lähemalt tänavusel Logistika Aastakonverentsil (18. november) ja Ostujuhtimise Aastakonverentsil (19. novembril).

Autor: Siimu Kaas