Veotellimuse sisu määrab veo kvaliteedi

Vastastikuse koostöö kvaliteeti saab tõhustada täpsema info edastamise ja üksteise vajaduste parema mõistmisega. Logistika on eelkõige koostöösuhetele rajatud süsteem, mitte olukord, kus üks pool püüab teist ebaeetiliste võtetega mõjutada. Eriti on see info oluline uutele tellijatele, kes võivad olla naiivsed ja usaldavad.

Veotellimus sõlmitakse tavaliselt vedaja ja saadetist vedada sooviva ettevõtte vahel. Enne tellimuse allkirjastamist on pooled läbinud läbirääkimiste vooru, kus eelnevalt on veo kui protsessi tingimused kokku lepitud. Veotellimuse mõlemapoolne allkirjastamine tähendab, et vedaja teeb pakkumise oma nimel ja võtab vedajavastutuse. Samas on see vedajale kinnitus, et tellija on aru saanud veoprotsessist, millega kaasneb tema saadetise lähtekohast sihtkohta toimetamine, tarneaeg, veohind vms.

Veolepingu täitmisel tuleb arvestada kokkulepetega. Transportimise käigus võib esineda ootamatuid probleeme, mille tekkepõhjused on väga erinevad. Klassikalised õnnetusjuhtumite näited on veoki hilinemine laadimiskohta, kaup on haagises ära vajunud või kauba peale on kukkunud teiste klientide veosed, laos on tõstuki haaradega saadetisele sisse sõidetud vms. Kui tellija soovib vedajalt kahjude korvamist, võivad tekkida tõrked, kuna hüvitamise kord polnud eelnevalt veotellimuses fikseeritud.

Veonduse põhireegliks on, et keegi peab vastutama ning kahju hüvitama. Tellijale võib õnnetuse tagajärjel tehtud kahju olla märkimisväärne, lisaks purunenud tootele, mida vedaja kinni ei maksa, on jäädavalt kahjustatud ka püsikliendi suhe edasimüüjatega.

Kindlasti on veondusfirmal odavam ja lihtsam olla mugavustsoonis. Kui  tekivad probleemid, öeldakse, et veotellimuses kahju hüvitamise nõuet polnud, järelikult puudub vajadus vastutada. Paraku kannab tellija rahalist kahju kas sihtkohta kauba hilinemise või kahjustumise tõttu. Selle tulemusel vahetab tellija vedajat. Kahjuks  ei saa välistada, et ta satub taas mõne vastutustundetu veondusspetsialisti mõjusfääri.

 

Millega arvestada veotellimuse esitamisel

Määra haagise tüüp ja suurus.  Tavaveose puhul tuleb veotellimusse märkida 13,6 meetri pikkune tentkattega poolhaagis, mida saab laadida kas küljelt või tagant. Sellega välistatakse võimalus, et laadima saadetakse mittesobiva haagisega veok, näiteks külmikhaagis või märgitust lühem ja madalam  haagis.  Soovitatav on lähtuda haagise sisemõõtudest, siis on kindel, et saadetis(ed) mahub täpselt järelveokisse. Juhul kui vedaja saadab mittesobiva haagisega veoki laadimisele, riskib ta lisakulude või trahviga, sest haagis tuleb kiiremas korras välja vahetada.

Tellija nimi ning kauba laadimiskoht (peale- ja/ või mahalaadimise aadress). Aadress tuleb märkida võimalikult täpselt. Maaletooja peaks küsima tarnijalt täpse aadressi, et välistada hilisemad eksimused.

Logistikul on oluline teada, kas kaup asub kontoriga samal aadressil või mõne laoteenust pakkuva ettevõtte juures. Tihti võivad need asuda üksteisest üsna kaugel, näiteks paikneb kontor kesklinna  piirkonnas ja ladu tööstusalal. Tellimust täitev veok kaotab igal juhul uude sihtkohta liikumisega sõiduaega ja kütust. Kriitiline olukord on tavaliselt tööpäeva lõpus, kui peale- ja mahalaadimine tuleb korraldada lühikese aja jooksul enne uste sulgemist. Kuigi see nüanss võib tellijale ebaoluline tunduda, on see igale logistikule töö planeerimisel äärmiselt oluline.

Laadimisaeg. Peale- ja mahalaadimise aeg tuleb märkida kuupäeva täpsusega. Oluline on lisada täiendavalt täpne kellaaeg või laadimisele kuluv ajavahemik. Täpne kellaaeg on oluline suuremates ladudes, kus laadimiskoha juurde virnastatakse laadimist vajavad saadetised. Kui auto laadimise kuupäev või kellaaeg ootamatult muutub, valitseb laos segadus, sest laadimiseks valmis toodud kaup tuleb hoiukohtadele tagasi vedada. Tellija ei pruugi tekkinud olukorda tunnetada, aga pinged vedaja ja kliendi vahel on garanteeritud. Kui selline asi tulevikus kordub, võib see tähendada tellijale ostukulude kasvu või koostöö lõppemist.

Peale- ja mahalaadimise kellaaeg. Laadimise täpne aeg või kellaaja vahemiku määramine on oluline, sest aitab veokit suunata laadimisele vastavalt tootmisprotsessi iseärasustele. Näiteks, laadimiseks planeeritud aiamaja detaile ei saa immutusvannist varem välja võtta, sest need jõudsid kohale hilinemisega.

Samuti näide, kus laadimisajad on ebatraditsioonilised, näiteks kella 6.00 kuni 15.00. Kui laadima tullakse pärast märgitud kellaaega, peab autojuht ootama hommikuni või saadetakse hommikuks uus asendusauto. Kulud kannab sellisel juhul vedaja, mitte tellija.

Kontaktisik. Arukas on tellimuse vormistamisel märkida ära nii vastuvõtja kui ka saatja kontaktisikute nimed koos telefoninumbritega. Siis saab logistik või autojuht vajadusel täpsustada kauba suurust, kogust, kaalu, täpset laadimiskohta jne.

Laadimisnumber. Kaubasaadetisele määratakse saadetise number, mille alusel saab autojuht kätte täpselt selle kauba, mille järele on ta sõitnud. Number välistab inimlikud eksimused, mis võivad tekkida kas kultuurierinevuste või keelebarjääri tõttu.

Kauba nimetus, kaal ja mõõtühikud. Märkida võimalikult täpselt ära saadetise pakkeühiku brutokaal, kubatuur või mõõdud koos mõõtühikutega. Mõõtude kirjeldamisel tuleb lähtuda kehtivast valemist: pikkus x laius x kõrgus.

Kui kaup on laaditud EUR-aluse peale, saab märkida laadimiskoguseks laaditud arvu EUR-aluseid. Sama kehtib karpide, kastide, rullide, tünnide, rullide vms. kohta. Vedaja eeldab, et tellija teab täpset kogust. Tunneb ju tarnija esmalt oma toodet kõige paremini ja teiseks peab ta selle niikuinii transportimiseks ette valmistama.

Tarneklausel. Võib, aga ei pea olema märgitud. Reeglina on saadetise müüja ja ostja müügitehingu käigus kokku leppinud tarneklausli. Seda kasutatakse juhtumitel, kui vedaja peab klauslit kindlasti teadma.

Veotasu. Tellimusse tuleb märkida lõplik veohind (all in), mis aitab vältida võimalike lisakulude tekkimist tellijale. Logistik ei tohiks enam pärast saadetise pealelaadimist ja sõidu alustamist veotasu suurendada, sest vajalikud kalkulatsioonid on eelnevalt kokku arvestatud. Seetõttu võib lõplik veotasu sisaldada erinevaid laadimisoperatsioone, ladustamist, terminali tasu, seisuaega, kokku- ja jaotusvedu vms. Juhul, kui hinnapakkuja on hinna valesti kalkuleerinud ja jäänud kahjumisse, on see tema halvasti maandatud äririsk. Erandiks võib pidada muutunud kaubakogust, sest vastavalt koguse suurenemisele kasvab ka veotasu.

Seisuaeg. Seisev veok ja haagis ei teeni omanikule tulu, seetõttu kasutatakse trahve tekkinud seisuaja kompenseerimiseks. Üsna tavaline on, et seisuaega nõutakse juhul, kui veok on ühes kohas seisnud vähemalt ühe ööpäeva ehk 24 tundi. Harva kasutatakse seisuaega tunnipõhiselt. Seisuaja hind võiks maksimaalselt olla 23 eurot tunnis või maksimaalselt 160 eurot päevas. Tellijale võib seisuaja tasu tunduda ülekohtune, kuid see on vajalik, sest kohustab teda logistilisi protsesse paremini läbi mõtlema ja planeerima.

Maksetingimused. Tellimusse märgitakse maksetähtaeg ja viivise suurus tasumata summalt. Lisamärkusena soovitan võimalust, et kui kõigist veotingimustest ja etteantud tähtaegadest on kinni peetud, toimub veo eest tasumine 14 päeva jooksul pärast kauba originaal- saatedokumentide ja veoarve saabumist.

Märkused. Tellimusse lisatakse olulised erisoovid, mis on vajalikud, et tagada kauba tervena sihtkohta jõudmine. Näiteks vedamise käigus tekkivatest probleemidest ja seisakutest on juht kohustatud kohe teatama või näiteks on laadimiseks vaja 12 koormarihma olemasolu, millega kaup haagises iga meetri tagant kinnitatakse. Sellega välistatakse võimalus, et laadima tuleb auto, kus on vähem koormarihmu.

Lisaks märgitakse vajadusel veel veose säilitamise temperatuur, vahelaadimiskohtade aadressid, ADR klass vms.

Lepingu tühistamine. Kui veolepingut ei ole edastatud teisele osapoolele kahe kuni nelja tunni möödudes, kaotab see kehtivuse. Nii välistatakse olukord, kus vedaja võtab tellimuse ootele, et oma logistilist veoringi planeerida ja ta võib tellimuse hiljem tühistada, kui leiab asemele paremate tingimustega veose. Tellimuse vastuvõtmine ei kohusta vedajat vedu sooritama, küll aga kohustub seda allkirjastatud tellimus.

CMR- ja TIR-konventsioon. Veotellimuse lahutamatu osa on märkused, kus mainitakse, et käesoleva lepingu täitmise ja vaidlusküsimuste aluseks on CMR ja TIR konventsioonid. Juhul, kui vedaja ei ole suuteline täitma eespool mainitud tingimusi, palutakse tal sellest kohe informeerida ka tellijat. Force majeure juhtumite puhul peatub lepingu täitmine.

CMR kindlustusega on kindlustatud autovedaja vastutus, mis on seotud autovedaja tegevuse või tegevusetusega kliendiga sõlmitud veolepingu täitmisel. Vedaja vastutus on õnnetusjuhtumi puhul piiratud 8,33 SDR-ga brutokaalu iga kilogrammi kohta.

Veoki- ja/või haagise registreerimise numbrid. Paljudel juhtudel nõuab tellija vedaja käest laadimisele tuleva veoki või haagise registreerimisnumbreid. Numbrite olemasolu välistab saadetise laadimise valele veokile.

Tellimuse kinnitamine. Reeglina kinnitavad mõlemad pooled oma nõusolekut allkirjadega. Kuna nad ei asu samas ruumis, kasutatakse info edastamisel erinevaid viise. Traditsiooniline võimalus on faks, kasutatakse veel elektroonilist allkirjastamist või nutitelefoniga fotografeerimist ja elektroonilise edastamise võimalust.